R-keeper StoreHouse - автоматизация программа r keeper store house + 1с + оборудование

Область применения: Индустрия развлечений и сферы обслуживания.

Программа складского учета

Система складского учета R-Keeper StoreHouse позволяет полностью контролировать процесс управления производством в ресторанах, кафе и ресторанах быстрого обслуживания.

Складской учет в сфере общественного питания - это один из сложнейших видов складского учета. Время, когда складской учет в ресторане велся вручную, ушло в прошлое, использование специализированных компьютерных программ в наши дни стало неотъемлемым методом для организации эффективной работы предприятия. Однако среди множества программ необходимо выбрать оптимальный продукт, который был бы удобным инструментом в работе всех вовлеченных в процесс учета лиц: кладовщиков, бухгалтеров, бухгалтеров-калькуляторов, и в то же время позволил руководству ресторана иметь полную информацию о деятельности предприятия. R-Keeper StoreHouse - это надежный помощник, который позволяет полномасштабно контролировать процесс управления производством.

• Учет движения товаров (приход, расход, списание, комплектация и др.)
• Калькуляция блюд (автоматический расчет себестоимости)
• Полностью автоматизированное списание продуктов и полуфабрикатов на основании реализации блюд с использованием или без использования взаимозаменяемых продуктов
• Многофункциональная инвентаризация, в том числе инвентаризация полуфабрикатов
• Ввод и хранение данных о всех продуктах, участвующих в производстве, единицах измерения, корреспондентах, валютах, ставках налога с продаж и НДС, плане счетов и т.д.
• Обмен данными с " StoreHouse BackOffice"

Использование функций автоматического поиска, копирования и автозамены максимально ускоряет и упрощает процесс заполнения словарей и документов системы.

Используемый в системе StoreHouse принцип расчета себестоимости методом FIFO реализуется за счет автоматического пересчета себестоимости в зависимости от имеющихся в системе документов.

• Система позволяет создавать и обрабатывать следующие документы: приходные накладные, расходные накладные, документы внутренних перемещений, сличительные ведомости, документы возврата товара поставщику, документы списания испорченных продуктов, комплектации, счета-фактуры, документы о расходе блюд
• В зависимости от статуса документов (активный / неактивный) они могут участвовать или не участвовать в пересчете себестоимости. Статус документа задается пользователем и легко изменяется
• При сохранении активных документов по каждому продуктов показывается остаток после операции
• Продукты в документах могут быть заданы в любых, определенных для этих продуктов, единицах измерения
• Любые документы могут копироваться в документы других типов
• Данные из ведомости остатков могут копироваться в любой из типов документов
• При проведении инвентаризации можно использовать весы для определения остатков товаров с учетом массы тары (в том числе и спиртных напитков)
• При проведении инвентаризации система информирует о выявленных излишках или недостаче
• При заведении документов имеется возможность использовать сканер для чтения штрих-кодов
• Предлагаемые выходные формы документов унифицированы и соответствуют государственным стандартам.

1. Возможность создания калькуляционных карт блюд с привязкой к конкретной дате.
2. Формирование калькуляционных и технологических карт, соответствующих российским стандартам, в том числе:
   • Заполнение калькуляционной карты на любую норму закладки
   • Автоматический и ручной расчет выхода в готовом виде
   • Автоматический расчет себестоимости по выбранному складу
   • Неограниченная вложенность калькуляционных карт
   • Три стадии обработки продукта в технологических картах (вес брутто, вес после холодной обработки и вес после горячей обработки (вес готового продукта))
   • Автоматическое формирование актов проработки
   • Привязка блюда к группе взаимозаменяемых продуктов
3. Для каждого продукта/блюда возможен просмотр списка калькуляционных карт, в которые входит данный продукт/блюдо.

1. Система StoreHouse формирует следующие виды отчетов:
   • Ведомость остатков
   • Оборотная ведомость товаров
   • Движение товара
   • Обороты по документам
   • Последний приход/расход
   • Товарный отчет
   • Расчеты с поставщиками/получателями
   • Анализ поставщиков
   • Движение продуктов в производстве
   • Книга покупок/продаж
   • Журнал проводок
   • Заявка на закупку товара
   • Акты реализации
   • Анализ реализации
   • Сводный анализ реализации
   • Продажи блюда
   • Продажи по дням
   • Продажи по категориям
   • Относительные суммы по продажам
   • Расход продуктов по нормам рецептур
   • Список блюд
   • Список рецептов
   • Калькуляции по дням
   • Калькуляции по продажам
   • Список калькуляций по продажам
2. Гибкая настойка условий отбора позволяет настроить отчеты:
   • На конкретную дату или за период
   • По конкретному складу
   • По товарной группе или отдельному продукту
   • По поставщикам или получателям
   • Учитывая только те продукты, количественные остатки по которым соответствуют заданному условию
   • Учитывая только те продукты, суммовые остатки по которым соответствуют заданному условию
3. Отчеты могут экспортироваться в Word, Excel и другие Windows-приложения.
4. Система информирует пользователя о несоответствии текущих остатков на складе максимально и минимально допустимому запасу.

Приложение StoreHouse Administrator, входящее в состав системы складского учета StoreHouse, позволяет осуществлять администрирование прав пользователя, то есть разграничивать доступ, используя систему паролей.

Система StoreHouse позволяет производить ряд настроек в зависимости от индивидуальных пожеланий пользователя, таких как:

• Задание способа нумерации документов и продуктов
• Закрытие периода (позволяет запретить изменение данных за какой-либо период)
• Ведение протокола (система хранит данные о всех изменениях в документах с указанием имени пользователя, даты, времени и характере изменений)

R-Keeper: что это такое

Программный комплекс, в котором мало кто разбирается: правда и вымыслы

Сегодня с системой автоматизации ресторанов R-Keeper работают более 10 000 пользователей из России и стран ближнего зарубежья. Ее интерфейс и функциональность хорошо знакомы многим из тех, кто трудится в ресторанном бизнесе на всех его уровнях, — официантам, кассирам, бухгалтерам, менеджерам и управленцам. По сути, R-Keeper уже стал стандартом для российских предприятий общественного питания, и вновь открывающиеся заведения не экспериментируют с новыми системами, чтобы воспользоваться опытом, накопленным другими рестораторами, и не переучивать персонал.

Живой как жизнь

Но управляющие ресторанами и кафе выбирают R-Keeper не только в силу привычки и из соображений «хочу как у них». С начала 90-х годов, когда были созданы и внедрены первые версии программы, компания UCS, разработчик системы, во всем прислушивается к непосредственным пользователям R-Keeper. Программа дополняется функциями и изменяется так, как требуют владельцы предприятий. Очень большую роль в «открытии» системы сыграла корпорация «Росинтер», автоматизировавшая с ее помощью рестораны более 10 лет назад. В результате R-Keeper вырос вместе со своими пользователями, наступившими на все положенные грабли российского бизнеса и законодательства, и теперь «заточен» под нужды российского предприятия общепита разного формата — от корпоративной столовой и небольшого кафе до многозального ресторана и фастфуда.

И сейчас любому пользователю R-Keeper достаточно сформулировать ясное требование и поставить разработчикам задачу, чтобы получить какую-то нужную новую функцию — быстро и бесплатно. Но чтобы найти такую задачу, нужно как следует постараться, поскольку нынешней функциональности системы с лихвой хватает для всестороннего ресторанного учета.

Что это такое

Когда речь заходит об автоматизации заведения, правильнее говорить не о программе, а о системе или программно-аппаратном комплексе. Владельцам заведений проще и выгодней покупать не софт, а собранный с учетом его потребностей комплект программного обеспечения и оборудования — компьютерного «железа» и специальной торговой техники. Они устанавливаются и налаживаются в один прием, так что предприятие автоматизируется «под ключ». После внедрения его можно открывать и работать в полную силу.

Консультации по подбору нужного обеспечения и оборудования проводятся нашими специалистами в начале проекта. Составляется определенная конфигурация, а затем мы поставляем все необходимое и в дальнейшем обслуживаем и ремонтируем технику.

Скатерть-самобранка

Одной из самых привлекательных черт R-Keeper для владельца ресторана или кафе является легкость его внедрения и модифицирования. Как автоматизаторы мы можем сказать — мы не любим проекты, которые требуют молниеносного развертывания системы в ночь перед открытием ресторана или бара. Но они случаются, и реализовать их возможно.

За несколько часов мы способны поставить, собрать и наладить систему, так что завтра кассы будут работать, а учет — идти своим ходом. Но такие авральные случаи — редкость, а вот обращение к нам за 3—4 дня до открытия почти правило. В отличие от других систем, также используемых на рынке, R-Keeper не требует многодневной отладки, настройки и тестирования. Ресторан будет работать, а система — доводиться до ума, когда вы уже будете получать деньги.

Так же быстро и просто система модифицируется и дополняется новым оборудованием и программными функциями, когда вам потребуется открыть летнюю площадку или организовать учет разливных напитков.

А если спланировать все чуть-чуть заранее, за пару месяцев, и не забыть об автоматизации за покраской стульев и подбором торшеров, то можно не только успеть сделать все «от и до» к открытию, но и обучить персонал.

Един в четырех лицах

Программная часть системы R-Keeper глазами пользователей — это несколько отдельных программ, предназначенных для главных действующих лиц типичного предприятия общепита. Модули «Официант», «Бармен», «Кассир» и «Менеджер» рассчитаны на определенные полномочия и предполагают выполнение регламентированных операций: формирование заказа, ввод меню, внесение денег в кассу, просмотр отчетности и др. Регистрация и «опознавание» сотрудника происходит в системе с помощью персональных магнитных карт. Каждое действие требует авторизации.

Официант

На терминал официанта (или КПК, заменяющий бумажный блокнот) устанавливается модуль «Официант». Он позволяет сформировать заказ и отправить его на кухню, распечатать для клиента предварительный счет, отменить блюда и напитки (если менеджер даст ему полномочия на это действие), сделать дополнительный заказ и т. д. Последовательность действий официанта заложена в систему таким образом, чтобы предотвратить махинации со счетом, столиками и отказами от блюд. Официант имеет право открыть стол только на свое имя, что исключает возможность возникновения случайных ошибок.

Кассир

Кассир регистрирует барменов и официантов в начале рабочего дня и оплачивает их счета. Он получает от официанта деньги, которые вручает ему клиент, и пробивает фискальный чек. Кассир выбирает способ оплаты заказа (наличные, кредитные карты или другой платеж) или комбинирует в одном платеже несколько типов сразу. Пока чек не будет пробит, заказ будет «висеть» в системе, и рабочий день закрыть нельзя. В момент завершения операции со складов автоматически списывается то количество продуктов, которое израсходовано на изготовление блюд согласно калькуляционным картам.

Бармен

Бармен, обслуживающий людей у стойки, совмещает функции официанта и кассира. Он работает с терминалом заказа и кассовым ящиком и имеет право закрывать счет. От кассира бармен отличается тем, что может работать только со своими счетами — полная их таблица бармену недоступна.

Менеджер

В зависимости от уровня полномочий, менеджеров может быть несколько: менеджер зала, менеджер офиса и администратор. Они используют одинаковый модуль, но имеют доступ к разному количеству функций. Самые широкие возможности у администратора, роль которого обычно выполняет владелец или управляющий ресторана. Он контролирует всю работу ресторана, может менять любые параметры системы и передавать часть своей ответственности «младшим» менеджерам.

В их обязанности входит заполнение и изменение всех рабочих словарей ресторана (меню, списка персонала и др.), выполнение отказов, закрытие кассового дня и снятие отчетов.

Подробное описание возможностей менеджера системы R-Keeper содержится в 500-страничном «Руководстве менеджера», где подробно, наглядно и понятно рассказывается, как работать с комплексом, чтобы по максимуму использовать его функциональность.

Осторожно, воры!

Как бы ни была полезна система автоматизации для упорядочения учета и ускорения обслуживания в ресторане, главная ее задача — бороться с воровством и злоупотреблениями персонала. Это основная проблема владельцев бизнеса. Свести ее к нулю в принципе невозможно — не верьте таким обещаниям — но превратить 40—50 процентов убытка в десять ей по силам. Схемы работы сотрудников заданы настолько жестко, что для обмана придется вступать в сложные договоренности и делать множество манипуляций и расчетов. При этом многие подозрительные связи легко отследить в отчетах, предоставляемых системой, — например, управляющий может увидеть, что какой-либо из менеджеров зала и официантов часто проводят в паре отказ. Сочетание этих мер: четко прописанной последовательности действий и системы отчетов — защитит доход владельца от большего числа покушений.

Управа найдется

Отчеты, которые предоставляет система, достаточны и даже (как показывает практика использования) избыточны для типичных ресторанов и кафе. Они дают информацию менеджерам, бухгалтерам и руководству на разных уровнях доступа. С их помощью можно сделать выводы о выручке (общей и по дням, часам, столам, официантам, блюдам и категориям блюд) и реализации; посмотреть, как используются бонусы и скидки, проверить отказы и убедиться в том, что в течение дня не случилось ничего подозрительного. Продвинутые управленцы могут пользоваться преимуществами OLAP-отчетов.

Научившись распоряжаться этой информацией, заведением можно руководить с блеском. Однако сами отчеты во всем их многообразии не отменяют необходимость думать и делать выводы. Их задача — собрать для вас данные и вывести их в удобном для просмотра виде, а некоторые руководители ждут от отчетов действий, над которыми десятки лет бьются создатели искусственного интеллекта. Чтобы, например, после закрытия рабочего дня получить от системы сообщение: «Ну что, все идет неплохо. Если заменить судака на морского окуня, уволить официанта Иванова и повысить менеджеру Петрову зарплату на 105,8 доллара, все будет еще лучше». Увы, пока программа этого сделать не может. При необходимости получать данные в таком виде придется нанимать живого аналитика, который «переварит» цифры и факты, выдаваемые системой.

Если оставить шутки, то любой нужный формат отчета, которого не хватает в R-Keeper, может быть создан по вашему желанию. Достаточно сообщить о нем разработчикам и ясно описать задание.

Рука на пульсе

Помимо отчетов, которые выдают информацию о делах ресторана после закрытия дня, в R-Keeper можно контролировать работу предприятия в режиме реального времени. Для этого к основной системе подключается небольшое приложение «Монитор». С его помощью на менеджерском компьютере можно получать информацию о списках заказов и чеков на текущий момент (с возможностью просмотра любого пункта) и балансе по оплаченным и незакрытым сетам. Особенно приятно пользоваться этим приложением из дома (удаленный доступ по интернету — хорошее решение для владельца, следящего за работой из другого города, страны или хотя бы загородного коттеджа). Нажимаешь кнопку обновления информации — закрыт еще один чек, выручка увеличилась, нажимаешь еще раз — опять прибавка к общей сумме. Хорошо.

Надежность и Ко

Ну и, наконец, R-Keeper известен на рынке своей надежностью. От навороченной системы с кучей функций мало толка, если ее стабильность под вопросом. Ресторанный бизнес не терпит простоев, поэтому система должна быть максимально устойчива к сбоям — не «виснуть», не «падать», не терять данных. В R-Keeper реализовано несколько степеней защиты, что гарантирует сохранность ценной информации. Программа терпима к ошибкам пользователя, который не сможет нанести ей серьезного вреда случайными действиями. Во многом от надежности, гарантии бесперебойной работы и зависит степень удовлетворенности работой системы.

Несколько слов о себе

А еще она зависит от того, насколько живо и оперативно компания-автоматизатор, внедрившая вашу систему, отвечает на вопросы и реагирует на вызовы, связанные с работой. В этом смысле нам есть чем привлечь клиентов — круглосуточной сервисной службой, которая оперативно решает все вопросы по эксплуатации системы. Приоритет в обслуживании имеют клиенты, заключившие с нами договор на абонентское обслуживание. Любые их проблемы мы «разруливаем» в течение 4 часов.